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Verwaltung neu denken

Eine Frau am PC.
Statt zum Amt zu gehen, alles online erledigen? Was nach Zukunftmusik klingt, könnte schon bald Realität werden. In vielen Städten und Gemeinden lassen sich zumindest einige Schritte bereits heute online erledigen.
Foto: Martin Rehm

Mitarbeiter/in in einer digitalen Behörde – Hintergrund

Verwaltung neu denken

In einer Zeit, in der das Leben ohne Internet und Smartphones nicht mehr vorstellbar ist, steht auch die öffentliche Verwaltung vor der Herausforderung, ihre Vorgänge und Dienstleistungen auf elektronische Prozesse umzustellen. abi>> hat nachgeforscht, wie der aktuelle Stand in Deutschland ist.

Will man einen Personalausweis beantragen, geht das derzeit nur bei der Behörde vor Ort, wo man im schlechtesten Fall lange warten muss. Martina Knierim, Verwaltungswissenschaftlerin und Senior Managerin beim Beratungsunternehmen Sopra Steria Consulting, macht sich Gedanken, wie solche Vorgänge in Zukunft einfacher ablaufen könnten: „Die Identität des Antragstellers muss zur Sicherheit weiterhin vor Ort überprüft werden“, sagt sie voraus. „Aber man könnte elektronisch daran erinnert werden, dass der Ausweis abläuft, den Antrag im Internet ausfüllen und auch die Bilder mit seinem eigenen Handy erstellen und versenden. Ob sie biometrisch sind oder nicht, kann durch eine App angezeigt werden. So müsste man nur noch seine Fingerabdrücke persönlich hinterlegen. Anschließend bekommt man den Ausweis zugeschickt und die elektronische Identität kann direkt aufs Handy geladen werden.“

Nicht nur bei diesem Verwaltungsvorgang wird sich in Zukunft einiges verändern müssen. „Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass bis 2022 alle Leistungen der öffentlichen Verwaltung dem Bürger und Unternehmen digital zur Verfügung stehen“, erläutert Martina Knierim. Bisher funktioniert das nur bei einzelnen Anliegen. So kann man ein Führungszeugnis online beantragen, Fahrzeuge zulassen und abmelden oder den Punktestand in Flensburg einsehen. „Die Verwaltung muss hier ihre Perspektive ändern“, findet die Verwaltungswissenschaftlerin. „Die Bürger wollen ihren Vorgang, wie beim Online-Shopping, mit wenigen Klicks erledigen.“

Alles in einem Aufwasch

Ein Porträt-Foto von Martina Knierim

Martina Knierim

Foto: privat

Deshalb werden zunehmend Angebote nach Lebenslagen in den Blick genommen. Bei der Immatrikulation für ein Studium wäre es beispielsweise praktisch, auch gleich BAföG beantragen zu können, eine Übersicht über Wohnheimplätze einzusehen und den Wohnsitz ummelden zu können. Dafür müssen sich die Behörden vernetzen.

Bund und Länder haben sich dazu verpflichtet, ihre Verwaltungsportale zu einem Portalverbund zu verknüpfen. „Eine der wesentlichen Herausforderungen dabei ist die Umsetzung des Once-Only-Prinzips: Alle Daten brauchen nur einmal eingegeben zu werden und der Nutzer muss diese bei Inanspruchnahme weiterer Services nicht mehr erneut eingeben.“ Wer ein Kind bekommt, müsste dann beispielsweise bei Beantragung von Kinder- und Elterngeld oder Anmeldungen zur Kinderbetreuung die personenbezogenen Daten zur eigenen Person und die des Kindes kein zweites oder drittes Mal eingeben.

„Die Services der öffentlichen Verwaltung können sinnvollerweise mit weiteren Angeboten kombiniert werden“, erklärt Martina Knierim. Eine Herausforderung ist der Datenschutz. Über Verfahren wie elektronische Signaturen, spezielle Mailverbindungen oder Zertifikate werden Wege geschaffen, Daten sicher zu transportieren. Aber auch Bürger müssen sich auf die neuen digitalisierten Verfahren einstellen. Sicherheit ist auch auf Nutzerseite ein Thema: „So sind Virenschutzprogramme und ein verantwortungsbewusster Umgang mit Passwörtern unbedingt nötig.“

Vereinfachung für Mitarbeiter

Die Verwaltungsexpertin meint: „Für die Mitarbeiter in den Behörden geht mit der Digitalisierung eine Umstellung einher. Smarte digitale Abläufe erlauben es, dass sich Beamte und Angestellte stärker auf ihre fachliche Arbeit konzentrieren können.“

Robert Rauchstein von der Agentur für Arbeit Coesfeld merk an: „Technische Entwicklungen erfordern Offenheit für Neues und Flexibilität. Diese Eigenschaften sind daher auch im öffentlichen Dienst entscheidende Faktoren, um den digitalen Fortschritt mitzutragen. Auf der anderen Seite gibt es kaum Fähigkeiten, die künftig weniger wichtig als in der Vergangenheit sind. Selbst wenn wir davon ausgehen, dass wir bestimmtes Wissen jederzeit digital abrufen können, ersetzt es nicht das Grundverständnis für den Zusammenhang.“

Veränderungen als Chance

In Ausbildung und Studium werden die zukünftigen Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes heute schon auf die veränderten Arbeitsbedingungen mit digitalen Prozessen vorbereitet: „Neue Verfahren, Techniken und Anwendungen werden schon während der Ausbildung oder im Studium zum Inhalt gemacht“, weiß Robert Rauchstein. „Auch die Ausbildungsstruktur selbst ändert sich durch flexiblere Rahmenbedingungen wie Blended Learning, also die Kombination von Präsenzveranstaltungen und E-Learning. Dies setzt bei den Auszubildenden und Studierenden aber ein hohes Maß an Selbständigkeit und Eigenverantwortung voraus.“

Um die Digitalisierung in den nächsten Jahren umsetzen zu können, werden Mitarbeiter gebraucht, die sich auf Veränderungen einlassen: „Wichtig ist, die Fähigkeiten immer weiter auszubauen, Veränderungen als Chance zu verstehen und für sich und somit die Behörde nutzbar zu machen“, findet Robert Rauchstein. Martina Knierim ergänzt: „Der öffentliche Dienst ist durch die Digitalisierung gerade ein sehr spannendes Betätigungsfeld, in dem viel Bewegung ist und in dem man die Digitalisierung mitgestalten kann.“

Weitere Informationen

berufsfeld-info.de

Infoportal der Bundesagentur für Arbeit zu Ausbildung, Studium und Weiterbildung.
www.berufsfeld-info.de

BERUFENET

Das Netzwerk für Berufe der Bundesagentur für Arbeit mit über 3.000 aktuellen Berufsbeschreibungen in Text und Bild.
www.berufenet.arbeitsagentur.de

JOBBÖRSE der Bundesagentur für Arbeit

www.jobboerse.arbeitsagentur.de

Bundesministerium des Inneren

Das Ministerium informiert über die relevanten Gesetze und Entwicklungen zum Thema e-Government (Digitalisierung der Verwaltung)
www.bmi.bund.de/DE/themen/moderne-verwaltung/e-government/e-government-node.html

BayernPortal

Beispiel für lebenslagenorientierte Portale der Bundesländer

www.freistaat.bayern

eGovernment Computing

Elektronische Fachzeitschrift für alle Fragen rund um e-Government mit erläuternden Texten
www.egovernment-computing.de

Branchenkompass Public Services 2018

www.soprasteria.de/docs/librariesprovider33/Studien/expos%C3%A8-branchenkompass-public-services-2018.pdf?sfvrsn=0

abi>> 15.08.2018