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Ausbildung in Zeiten von Corona – Veranstaltungskauffrau: „Man muss sich neu erfinden“

Mit dem Beginn der Pandemie stand der Berufsalltag der angehenden Veranstaltungskauffrau Louise Klein (24) erst einmal Kopf. Doch von Stillstand kann keine Rede sein: „Wir mussten uns neu erfinden“, sagt sie. „Das war viel Arbeit“.

Die angehende Veranstaltungskauffrau Louise Klein schwebt dank Green-Screen-Technik auf einem Sofa über einen feudalen Veranstaltungsraum in Barock-Anmutung. (Foto: Fotostudio Arlene Knipper/Conventus GmbH)

Was von der Welt sehen, viele Menschen treffen, Veranstaltungen organisieren – genau das waren die Beweggründe für Louise Klein, sich für den Ausbildungsberuf Veranstaltungskauffrau zu entscheiden. „Mit über 2.000 Menschen in einer Kongresshalle zu sein, ist einfach ein großartiges Erlebnis“, erzählt die 24-Jährige. Im ersten Ausbildungsjahr ging ihre Rechnung auf: Ihr Ausbildungsbetrieb, Conventus in Jena, organisierte vor Corona zirka 140 Kongresse pro Jahr im In- und Ausland – ganz analog: Medizintagung in Magdeburg, Botanik-Kongress in Rostock, Treffen der Intensivmediziner*innen in Karlsruhe – und sie mittendrin. „Nach einem langen Messetag tun einem abends schon mal die Füße weh, aber die Zeit vergeht wie im Flug und man fällt nach einem ereignisreichen Tag müde und zufrieden ins Bett.“ Zwar nimmt die Vorbereitung solcher Events die meiste Zeit ein, aber die Veranstaltung selbst dann live mitzuerleben, den Trubel an den Ständen, die Gespräche mit den Teilnehmer*innen – das sei die Krönung, sagt sie.

Wenn alles anders ist

Die angehende Veranstaltungskauffrau Louise Klein auf einem Sofa vor einem Green-Screen. (Foto: Fotostudio Arlene Knipper) Die angehende Veranstaltungskauffrau Louise Klein auf einem Sofa vor einem Green-Screen. (Foto: Fotostudio Arlene Knipper)

Louise Klein

Im zweiten Ausbildungsjahr kam dann alles anders. Als der Lockdown im März 2020 beschlossene Sache war, mussten große Kongresse eine Woche vor Eröffnung abgesagt werden: „Dahinter steckt ja die Arbeit von eineinhalb Jahren Vorbereitung – Räume, Sponsoren, Catering. Wir haben nach Alternativen gesucht und uns auf digitale Veranstaltungen konzentriert“, erzählt Louise Klein. Aber zunächst war erst einmal nichts mehr so wie es vorher war: Kurzfristig waren alle im Homeoffice, ein Teil in Kurzarbeit.

„Wir Auszubildenden konnten schnell wieder mit einem Sicherheitskonzept zurück ins Büro, wobei die Abläufe neu organisiert werden mussten“, erinnert sie sich. Wer übernimmt vor Ort welche Aufgaben? Wie kommunizieren wir? Wie erreiche ich meine Ausbilderin? Trotz abgesagter Veranstaltungen gab es jede Menge Mehrarbeit allein schon wegen der Umstellung: „Und da wir gehofft hatten, dass ab Herbst alles wieder normal laufen würde, haben wir parallel analoge Veranstaltungen geplant“, schildert Louise Klein.

Digitale Veranstaltungsarten

Als dann klar war, dass digitale oder hybride Veranstaltungen, bei denen ein Teil vor Ort stattfindet, erst einmal Dauerzustand bleiben, hatte das für die Auszubildende positive und negative Seiten: keine Großveranstaltungen, keine Reisen, keine Kontakte, dafür durfte sie Aufgaben übernehmen, die sie sonst im zweiten Lehrjahr noch nicht übernommen hätte – etwa zeitliche Abläufe erstellen oder Sponsoren kontaktieren.

Seit dem Umstieg auf digitale Kongresse schreibt sie Referent*innen an, fragt nach fehlenden Videos, befüllt Internetseiten mit Inhalten, bereitet Werbung vor oder bietet Sonderbuchungen an. „Ich erstelle zudem Regiepläne für die Technik, die die Agenda technisch umsetzen muss, zum Beispiel, welcher Referent wann welche Folien braucht“, erzählt Louise Klein.

Berufsschule im Wechsel

Ihre Berufsschule, die sie normalerweise blockweise besucht, unterrichtet im Wechsel von Präsenz- und Distanzwochen mit kleineren Klassen. „Es ist anstrengend, über Stunden vor dem Rechner zu sitzen“, sagt Louise Klein. Von ihren Mitschüler*innen weiß sie, dass es nicht allen Ausbildungsbetrieben möglich ist, auf neue Formate umzustellen. „Viele haben einfach weniger zu tun, versuchen aber, etwa über Social Media-Projekte den Stillstand abzufangen“, berichtet sie.

Mit Blick in die Zukunft hofft sie, dass möglichst bald wieder Kongresse vor Ort stattfinden können. Das ist nicht nur für sie spannender, sondern funktioniere für viele Kund*innen ebenfalls besser: „Es gibt Geräte, an denen die User einfach üben müssen oder neue Produkte, sie in die Hand nehmen wollen und wo ein 3-D-Modell an seine Grenzen stößt“, erklärt sie.

Video zum Beruf

Der Artikel enthält ein Video mit weiteren Informationen.