Veranstaltungskauffrau:
„Man muss weltoffen sein“
Schon als Schülerin hat Louise Klein beim jährlichen Park- und Schlossfest in ihrer Heimatstadt Greiz stets bei Planung und Aufbau mitgewirkt. Nun ist die 26-jährige Veranstaltungskauffrau zur Junior-Projektleiterin befördert worden.
Was von der Welt sehen, viele Menschen treffen, Veranstaltungen organisieren – genau das waren die Beweggründe für Louise Klein, sich für den Ausbildungsberuf Veranstaltungskauffrau zu entscheiden. „Mit über 2.000 Menschen in einer Kongresshalle zu sein, ist einfach ein großartiges Erlebnis“, schwärmt sie. Ihr Ausbildungsbetrieb, Conventus in Jena, organisiert circa 140 Kongresse pro Jahr im In- und Ausland: Medizintagung in Berlin, Botanik-Kongress in Bonn, Treffen der Intensivmedizinerinnen und -mediziner in Karlsruhe – und sie mittendrin. „Nach einem langen Messetag tun einem abends schon mal die Füße weh, aber die Zeit vergeht wie im Flug und man fällt nach einem ereignisreichen Tag müde und zufrieden ins Bett.“ Zwar nimmt die Vorbereitung solcher Events die meiste Zeit ein, aber die Veranstaltung selbst dann live mitzuerleben, den Trubel an den Ständen, die Gespräche mit den Teilnehmenden – das sei die Krönung, sagt Louise Klein.
Louise Klein, Veranstaltungskauffrau
Foto: Julian Unger
Ein Großteil der Aufträge kommt von großen Gesellschaften oder Verbänden, die ihre Jahrestagungen mit Conventus veranstalten. Dann beginnt für Louise Klein eine intensive Planungs- und Organisationsphase: „Wir entwickeln das Konzept, stellen einen Rahmen für die Veranstaltung zusammen, entwerfen Tagespläne und kontaktieren die Referierenden. Ich bin dann in regem Kontakt mit Tagungsleitungen und Vorstandsvorsitzenden, denn wir wollen ja Kundenwünsche erfüllen und müssen uns alle Programmpunkte freigeben lassen.“
So verbringt die Veranstaltungskauffrau die meiste Arbeitszeit am Rechner im Büro, bevor es in die Aufbauphase und schließlich die Durchführung der Veranstaltung vor Ort geht. „In der Hochphase, also kurz vor und während eines Kongresses, mache ich Überstunden, die ich aber gleich in den Tagen nach der Veranstaltung abbummeln kann“, berichtet Louise Klein.
Aufgrund der Coronapandemie mussten sich Kongress- und Veranstaltungsagenturen regelrecht neu erfinden und das Geschäftsfeld „digitale Kongresse“ deutlich verstärken – ein Notstand mit ungemeinen Lerneffekten für die Zeit danach: „In dieser Hinsicht sind wir perfekt aufgestellt, da wir uns ein sehr erfolgreiches Konzept erarbeitet haben“, ist sich Louise Klein sicher. „Viele große Kongresse buchen unsere hybriden Pakete, dann kommt zur Veranstaltung vor Ort noch eine eigens dafür ins Leben gerufene Technikabteilung samt Videocrew zum Einsatz. Die bauen dann ein Studio auf, führen Interviews und streamen alles auf unserer eigenen Plattform ‚Digicon‘.“
Wenn man sie fragt, was man als Veranstaltungskauffrau oder -kaufmann mitbringen sollte, überlegt Louise Klein nicht lange: „Man muss weltoffen sein. Man ist sehr viel mit den unterschiedlichsten Menschen in Kontakt, also ist kommunizieren können und wollen gefragt“, antwortet sie. Dass sie all das kann und liebt, hat Louise Klein in ihrem Unternehmen offenbar bewiesen: „Ich war ein Jahr Projektassistentin, aber da ich schon so lange dabei bin und auch eigene Projekte geleitet habe, bin ich gerade zur Junior-Projektleiterin aufgestiegen. Da werde ich viel mit den anderen Abteilungen im Haus koordinieren, der Buchhaltung, Sponsoring & Marketing oder der Registrierung zum Beispiel. Ich muss jetzt immer auch das große Ganze im Blick haben.“ Darauf freut sie sich.
Video: Veranstaltungskaufmann/-frau
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