Beamter – Digitale Verwaltung (geh. Dienst): Ein Chatbot für die Personalgewinnung
Malte Bange (37) arbeitet an der Entwicklung eines Chatbots für das Bewerbungsmanagement in der Bundesverwaltung für Digitales und Verkehr.
Rund 35.000 Bewerbungen aus über 40 Behörden betreut das Team von Malte Bange im Laufe eines Jahres. Der 37-Jährige ist einer von drei Teamleiterinnen und Teamleitern in der Personalgewinnung bei der Bundesanstalt für Verwaltungsdienstleistungen (BAV). Als interne Dienstleisterin unterstützt die BAV die Behördenfamilie des Bundesministeriums für Digitales und Verkehr (BMDV) unter anderem dabei, geeignetes Personal für die vielfältigen Aufgaben im Bereich der Digitalisierung und nachhaltigen Mobilität zu finden.
„Unser Ressort ist wirklich bunt: Bei den Stellenangeboten ist fast jede Berufsgruppe mit dabei, vom Schiffskoch bis zum Volljuristen, vom Geologen bis zum Mautkontrolleur“, erzählt Malte Bange, dessen Abteilung mit insgesamt 17 Mitarbeitenden das gesamte Bewerbungsprozedere betreut. Die Stellenausschreibungen werden mit den verschiedenen Behörden abgestimmt, erstellt und nach Kundenwunsch auf unterschiedlichen Medienkanälen veröffentlicht.
Wer in diesem Job arbeiten möchte, sollte in jedem Fall technikaffin sein. Wir programmieren zwar nicht, aber ein technisches Verständnis für Front- und Backend sollte schon vorhanden sein.
Das Team um Malte Bange kümmert sich um das gesamte Bewerberinnen- und Bewerbermanagement aller Behörden im Ressort des BMDV, das mit dem elektronischen Bewerberportal schon jetzt größtenteils digital funktioniert. Interessierte können bei Fragen zu den Ausschreibungs- und Bewerbungsverfahren die Hotline der BAV kontaktieren und über das elektronische Bewerbungssystem kommunizieren; eine Rückmeldung der BAV ist allerdings aktuell nur zu den offiziellen Geschäftszeiten möglich. „Unser Ziel ist es, unseren Zielgruppen rund um die Uhr zur Seite zu stehen“, erklärt Malte Bange.
Das soll künftig mithilfe eines Chatbots realisiert werden, der 24 Stunden an sieben Tagen mit den Bewerberinnen und Bewerbern in direkten Kontakt tritt. „Die virtuelle Unterstützung bietet mehr Service für alle Beteiligten, sie beschleunigt die Kommunikation, entlastet unser Team und erhöht die Zufriedenheit potentieller Bewerberinnen und Bewerber“, ist sich Malte Bange sicher und betont gleichzeitig: „Der Chatbot ersetzt keine Mitarbeitenden, sondern schenkt uns Zeit für all die anderen Aufgaben im Team.“
Technisches Verständnis als Grundbedingung
Für die Entwicklung des Chatbots arbeitet Malte Bange eng mit dem BMDV und dem Informationstechnikzentrum Bund (ITZ Bund) zusammen, die den Chatbot später auch betreiben werden. „Ich arbeite an einer Schnittstelle zwischen IT und Verwaltung“, erklärt er. Studiert hat er nach seiner Dienstzeit bei der Bundeswehr als Personaloffizier BWL und VWL mit Schwerpunkt Personal, fing nach seinem Abschluss bei der BAV an, wo er später im gehobenen Dienst verbeamtet wurde.
„Wer in diesem Job arbeiten möchte, sollte in jedem Fall technikaffin sein. Wir programmieren zwar nicht, aber ein technisches Verständnis für Front- und Backend sollte schon vorhanden sein. Außerdem ist es wichtig zu verstehen, was der Chatbot insgesamt können und leisten soll und welche Einstellungen und Anpassungen erforderlich und technisch umsetzbar sind“, fügt der 37-Jährige hinzu.
Sprachbasierte Version als Ausbaustufe
Der Chatbot existiert bereits in einer Basisversion: „Das ist quasi eine Blankoversion vom Dienstleister, die wir jetzt mit Leben füllen. Aktuell befinden wir uns in der Testphase. Wenn alles gut läuft, schließen wir diese schon bald ab und können dann mit der Live-Version starten“, gibt Malte Bange Einblick. Derzeit arbeitet er mit einem kleinen Team unter anderem an FAQ und Passwortanfragen, bestimmt wichtige Keywords und formuliert die fertigen Antworten. „Unser Chatbot erhält in einer ersten Entwicklungsstufe vorgefertigte Fragen- sowie Antwortmöglichkeiten. Fragen, die darüber hinausgehen, werden am kommenden Tag durch uns hinzugefügt und entsprechend eingebaut“, erklärt Malte Bange. In einer zweiten Phase soll eine weitgehend autarke sprachbasierte Version entwickelt werden, um einen realistischen Dialog zu ermöglichen.
„KI-gesteuerte Projekte nehmen im Bewerbermanagement immer mehr Raum ein“, weiß Malte Bange. Für ihn ist die Aufgabe, diesen digitalen Prozess aktiv mitzugestalten, höchst spannend und er freut sich darauf, künftig weitere KI-Projekte mit seinem Team umzusetzen.
