Nebenjob als Virtual Assistant: „Meine Kunden verlassen sich auf mich“
Weil er keinen Nebenjob fand, machte sich Florian Schäufele (18) vor zwei Jahren als Virtual Assistant selbstständig. Er muss seine Zeit gut einteilen, um die Arbeit mit ehrenamtlichen Tätigkeiten und Schule unter einen Hut zu bringen.
Florian Schäufele liebt Herausforderungen. Wäre es nicht so, hätte er vermutlich weniger Stammkundschaft, wäre mit seiner Selbstständigkeit wohl bereits zu Beginn gescheitert und würde heute – im Alter von 18 Jahren – nicht als erfolgreicher Virtual Assistant (VA) arbeiten. VAs übernehmen klassische Sekretariatsaufgaben von Unternehmen, die zwar Unterstützung brauchen, sich aber eine festangestellte Bürokraft nicht leisten wollen oder können. Diese Aufgaben erledigen VAs von zuhause aus, früher hätte man Heimarbeit dazu gesagt.
„Meine allererste Aufgabe als VA war eine Dateneingabe“, erzählt der junge Mann aus Ebersbach in Baden-Württemberg. Er bekam eine Liste von Immobilienfirmen, musste deren Webseiten aufrufen, dort Daten entnehmen und selbige in die Liste übertragen. Dafür muss man nicht viel können, außer sorgfältig arbeiten. Wer Herausforderungen liebt und einen höheren Stundensatz aufrufen möchte, wird natürlich nicht bei einer solchen Aufgabe stehen bleiben.
Ich habe zu meinen Kunden ein gutes Verhältnis und kenne Unternehmer in allen Branchen, die VAs beschäftigen.
Florian Schäufele
Lernen und Erfahrungen sammeln
Mittlerweile übernimmt Florian Schäufele sogar Aufgaben im Finanzcontrolling. „Das ist recht kompliziert, und man kann das auch nicht von jetzt auf gleich machen. Dafür muss man lernen und viele Erfahrungen sammeln.“ Er scheute sich aber nie davor, sich in Neues einzuarbeiten. „Viel lernt man zum Beispiel durch seine Kundschaft, wenn diese einem Kurse für die übertragenen Aufgaben zur Verfügung stellt“, berichtet er. In solchen Kursen geht es unter anderem um Marketing, Management, Organisatorisches und Buchhaltung im Allgemeinen. „Abgesehen davon lese ich Bücher oder schaue YouTube-Tutorials von Expertinnen und Experten.“
Proaktiv denken, Verantwortung übernehmen
Lernen und Weiterbildung ist eine Sache. „Darüber hinaus muss ich proaktiv denken. Ich frage mich, was aus meinem Handeln folgt und denke viel über meine Schritte nach. Außerdem muss ich für meine Kunden mitdenken, die eben auch mal was vergessen – das ist meine Verantwortung als Virtual Assistant.“ Dazu gehört, Deadlines genau einzuhalten.
Aktuell übernimmt Florian Schäufele vor allem klassische Büroaufgaben. Er managt Termine, verfasst und beantwortet E-Mails oder bereitet die Buchhaltung vor. Außerdem managt er Social Media-Profile und Online-Shops, pflegt beispielsweise Produkte ein. „Teilweise bin ich auch in Budget-Entscheidungen involviert, wobei ich zwar selbst keine Entscheidungen treffe, meinen Kunden aber Vorschläge mache und zuvor Kennzahlen analysiere und aufbereite. Meine Kunden verlassen sich darauf, dass ich sorgfältig arbeite“, erklärt Florian Schäufele.
Kundschaft: meist Selbstständige
Seine Kundinnen und Kunden sind meist Selbstständige mit mehreren Unternehmen. „Neue Kunden finden mich meist über meine Internetseite“, sagt Florian Schäufele. Anfangs musste er noch aktiver um Kundschaft werben. Hierfür legte er Profile bei mehr als 20 Heimarbeitsbörsen an. Auch bei Linkedin und Xing ist er angemeldet. „Über manche meiner Profile kommt nur selten mal was rein, über andere öfter. Wichtig ist für einen VA einfach, dass man überall drinsteht“, lautet seine Erfahrung.
Gründung nur mit Gerichtsbeschluss
Herausfordernd war die Anmeldung seiner Tätigkeit: Damals war er 16 Jahre alt und suchte nach einem Nebenjob. „Einfach so ein Gewerbe anmelden, das geht aber als Minderjähriger nicht. Das Amtsgericht muss feststellen, ob man tauglich dafür ist.“ Allein auf diesen Gerichtsbeschluss wartete er ein halbes Jahr. „Gute Noten in der Schule sind eine Voraussetzung, um als tauglich erklärt werden zu können“, erklärt der 18-Jährige.
Wer sich selbstständig machen will, dem empfiehlt Florian Schäufele, sich eine Beratungsstelle zu suchen. Er machte gute Erfahrungen mit der Beratung der Industrie- und Handelskammer. „Gute Vorbereitung ist wichtig, wenn man später keine bösen Überraschungen erleben will.“ Das gleiche gilt für Ausgaben, etwa für Software. Die sollte man als Selbständige*r immer im Blick behalten. Manche Auftraggeber setzen zum Beispiel voraus, dass er Lizenzen für die Office-Produkte von Microsoft besitzt. Darüber hinaus benötigt er Software für die eigene Buchhaltung und Aufgabenorganisation.
VA weiterhin nur ein Nebenjob
Wie es nach dem Abitur für ihn weitergeh, weiß Florian Schäufele noch nicht. Derzeit tendiert er zu einem Medizinstudium, da ihn dieser Bereich schon lange fasziniert. Alternativ käme Betriebswirtschaftslehre infrage, auch mit Blick auf weitere Gründungen. Über einen nennenswerten Pool an Kontakten verfügt er bereits heute. „Ich habe zu meinen Kunden ein gutes Verhältnis und kenne Unternehmer in allen Branchen, die VAs beschäftigen“, sagt er.
